Förbättra ditt personliga varumärke i dina mail

I en värld som snurrar snabbt digitalt är din närvaro viktig, men ännu viktigare är hur du beter dig. Även om du har mycket att göra, bör du vara medveten om hur andra uppfattar dig via dina mail. Jag menar inte det vanliga missbruket av att använda “Svara alla”, sätta personer på onödiga kopior eller skriva extremt lååååånga mail med onödig information. Jag menar det subtila beteendet som gör att någon kanske suckar lite extra när ditt mail dyker in i inkorgen. Vi är alla upptagna, och det är orealistiskt att förvänta sig att alla ska skapa perfekta mail hela tiden. Men det kan vara bra att ha i bakhuvudet att allt du skriver och agerar påverkar ditt personliga varumärke.

Om du gör något av dessa fyra saker, har dina mail utrymme för förbättringar:

1. Du adresserar inte personen du skriver till.
I en konversation som inte sker digitalt, skulle du inte gå fram till den personen som du vill prata med och börja konversera utan att säga hej först. Det är artigt att börja med ett “Hej” i mail. Jag får många mail från personer som jag aldrig har träffat förut som skriver vad de har på hjärtat utan att säga hej först. Även om du har en snabb fråga, så är det trevligt att börja säga “Hej”, då verkar du mindre trubbig och tvär.

2. Det här är vanligt! Du har “Sorry for any misspellings” i din signatur.
Jag förstår. Det är så stressigt på jobbet, att du svarar på alla mail i farten. Eller så vill du ha den imagen. Den här frasen är inte en friskrivning från ansvar för missförstånd eller dåligt stavade mail. Respektera dina kunders tid. De lägger säkert tid för att dubbelkolla sina mail några sekunder innan de skickar dem till dig. Såklart kan det bli stavfel ibland, men den där frasen i signaturen förstärker din självupptagenhet.

3. Du förmedlar fel tonalitet.
Många gånger träffar man inte personer som man mailar med då det nu går att jobba på distans. Du är säkert supertrevlig och positiv på jobbet, men dina mail är fåordiga och ganska stumma. Det är enkelt att bättra på ditt rykte. Använd positiva adjektiv och försök låta vänlig.

4. Du läser inte mailet i sin helhet.
Du får mail med ett antal frågor, men svarar exempelvis bara på en av dem. Din mottagare får då återkomma med ytterligare mail för att få svar. Det kan skapa frustration och är slöseri med den andres tid. Orimligt långa mail med galet många frågor kan dock vara undantaget.

Här hittar du den ursprungliga texten.

johanna.lindskog@lindell.org

Vänliga företag vinner kunder

Sprout Social Index är en rapport från Sprout Social. Datan baseras på 289 000 offentliga profiler i sociala medier mellan Q1 2016 och Q1 2017. För att förstå hur varumärkens personligheter påverkar köpbesluten tillfrågade bolaget 1000 konsumenter om vilka personlighetsdrag de vill att varumärkena ska visa digitalt.

Majoriteten visar att konsumenter väljer att handla av varumärken som är ärliga (86 %), hjälpsamma (78 %) och vänliga (83 %), samt att de använder sig av sociala plattformar för kundvård.

Även om 75 % av de tillfrågade uppskattar humor, är endast 36 % villiga att köpa från dessa varumärken. Att vara rolig kan snabbt ändras till att vara irriterande om det inte sker i rätt tid och är intressant. Hälften av de tillfrågade skulle avfölja varumärken som de finner irriterande och 23 % säger att de aldrig mer skulle köpa produkter av det företaget. Hårt betyg!

Att vara rolig digitalt kan vara svårt. Fokusera istället på vad de flesta konsumenter vill ha, oavsett bransch. Kommunikation ska vara ärlig, användbar och visa vänligt beteende.

Läs hela undersökningen här.

johanna.lindskog@lindell.org

consumerreaction

 

En kass chef påverkar bolagets affär

Man bygger ett varumärke inifrån och ut, och det är viktigt att företaget har förnuftiga ledare som förstår hur man ska bete sig. De mest framgångsrika företagen förstår att deras rykte externt och internt spelar stor roll för att attrahera kandidater, men också för att behålla deras anställda. Det funkar inte i längden att ha en chef som är en douchebag som tror att hens åsikt är det enda som gäller och att den är de anställdas lag.

En av de viktigaste sakerna som jag tycker respektingivande ledare besitter är att de behärskar vänlighet. Vänlighet är inte en svaghet utan tvärtom. Vissa chefer som min bekantskapskrets har verkar tro att dominans, kontrollerande och hård attityd visar på styrka. Men styrka är dock inte något du kan tvinga på människor. Det är något du förtjänar genom att gång på gång visa det i motgångar. Människor behöver mod i sina chefer. De behöver någon som kan ta svåra beslut och se över gruppens bästa. De behöver en ledare som håller kursen när det blåser hårda vindar. Människor är mycket mer benägna att visa styrka själva när deras ledare gör detsamma. Det är inte så konstigt.

En dålig chef påverkar inte bara den person som är utsatt av den, det kan påverka ett helt kontor och dess moral. Sprider sig denna dåliga stämning kan det påverka den interna varumärkesstoltheten och hur de speglar företagets varumärke externt. Därmed påverkar det bolagets affär. Det blir en dominoeffekt.

Skarpa ledare välkomnar utmaningar och är öppna för andras synpunkter och kritik. En miljö där människor är rädda för att komma med sina insikter, tala eller ställa frågor är en plats som skapar misslyckanden.

johanna.lindskog@lindell.org

Uttråkad på jobbet? Byt arbetsplats

När man sitter på byråsidan träffar man väldigt många andra konsulter då man korsjobbar över andra byråer för samma varumärke. För en tid sedan satt jag i möte med en uppenbart väldigt uttråkad konsult.

Det finns många anledningar till att man kan vara uttråkad eller inte trivs på sitt arbete. Ett skäl kan vara att man är överkvalificerad, och att jobbet inte längre ger några utmaningar.

Ingen blir glad av en uttråkad kollega. Det är inte kul för mig, dig eller den som är uttråkad. Dessutom kan arbetet för kunden bli lidande. Kom igen, byt jobb och greppa tag i din lycka. Du är din egen lyckas smed.

Tre tecken som kan visa på att du är uttråkad på byrån:

  1. Du gör mindre än vad som förväntas. Att vara oengagerad och inte använda sig av sin expertis eller kommer med bidragande idéer kan ses som lathet och är inte populärt när man jobbar i team där alla förväntas vara lagspelare.
  2. Du kommer till jobbet och vill redan hem när du har kliver över dörrtröskeln. Att förlora känslan av glädje för ditt jobb är inte bra för dig.
  3. Du möter inte dina kollegors behov och äventyrar deras arbete. Att arbeta på byrå, likt många andra arbetsplatser, innefattar uppgifter som ofta kräver att kollegor är beroende av varandra för att kunna slutföra sina uppgifter i tid. Om du inte levererar leder det till missnöje på din arbetsplats, och inte minst hos dina kunder.

johanna.lindskog@lindell.org

4 tips som vässar din digitala röst

Jag får ofta frågor från både kunder och andra konsulter om hur varumärken ska agera för kunna höras i det digitala bruset. Det finns förstås en mängd punkter som är avgörande när det gäller att skapa bra kommunikation och briljera i sociala kanaler. Det handlar om allt från att prata om rätt saker, göra det vid rätt tid och med den rätta känslan. Här nedan är några tips som kan göra för att vässa din digitala röst:

1. Tvägskommunikation.
Var samma person när du presenterar dig offline såsom online. En person som kör envägskommunikation är inte intressant, vare sig via LinkedIn-uppdateringar eller vid minglet på ett branschevent. Var social såsom sociala mediers namns syftar till. Var intresserad av andra människor och lär känna dem. Lyssna är viktigt, men stanna inte bara där.
Att lyssna socialt på ett aktivt sätt är en av de viktigaste delarna i din digitala strategiska plan. Men du måste göra mer än bara lyssna och placera människor i olika kategorier. Du måste också vara öppen för konversationer.

2. Datadriven kommunikation.
Du sitter på en guldgruva av data. Insikter som gör att du kan skapa värdefullt innehåll. Ju mer du analyserar din data, ju mer kommer du lära känna dig målgrupp digital. Då lär du dig vilka inlägg som fungerar bäst, när ska du publicera dem och vilken plattform som är viktigast. Du kan använda datan för att skräddarsy ditt innehåll så att det passar det som din publik är intresserad av. Det kommer i sin tur stärka din roll som en expert eller en informationsresurs som stärker varumärkets renommé.

3. Uppmärksamma din publik.
Ställ frågor som hjälper dig att lära känna människor bättre, och när du får frågor, svara på dem ärligt och personligt. Vi vet alla att det finns ansikten bakom varje varumärke. Låt din personlighet synas. Statiska varumärken är trista, gråa och oengagerande.

4. Var konsekvent.
När din publik pratar med dig på LinkedIn, Instagram eller Twitter ska de kunna känna igen varumärkets röst. Var konsekvent i din kommunikation, det är tillförlitligt, vilket i sin tur leder till förtroende. Det är guld värt i den digitala sfären. Pålitliga människor och varumärken sticker alltid ut!

 

Här hittar du de ursprungliga tipsen. johanna.lindskog@lindell.org

Utveckla din lyssningsförmåga

Det finns stunder i vår digitala era där kommunikation mellan fyra ögon krävs. I en färsk undersökning framgår det att de mest framgångsrikaste ledarna använder sig av organisatorisk konversation. De behandlar helt enkelt hela företaget som två personer som har en konversation. De vet när de ska sluta prata och börja lyssna. Ärlig uppmärksamhet signalerar respekt för människor i alla led och roller.

Harvard Business Review har gjort en undersökning som visar att vi under 48 timmar endast behåller ungefär 25 procent av informationen vi har hört. Det talar sitt tydliga språk. Även om många tror att de är goda lyssnare, är de faktiskt inte det.

Som ledare, likväl som en bra kommunikationsrådgivare, är det viktigt att bygga upp din förmåga att lyssna för att lösa problem och bygga förtroende hos anställda och kunder.

Här är några saker du kan göra för att utveckla din lyssningsförmåga:

Var uppmärksam. Med andra ord, eliminera dina distraktioner för ögonblicket och ge din fulla uppmärksamhet till personen som du ska prata med. Vad du då kommunicerar med ditt beteende är att du verkligen är intresserad av vad personen berättar. Avbryt inte. Detta gäller särskilt för en person som är upprörd. Tillåt att ventilation uppstår. Parkera din feedback för en stund. Du kommer få tid att återspegla vad du hörde eller delge din ståndpunkt. Att ha ögonkontakt visar även på förståelse. Reflektera. Försök att sammanfatta och reflektera tillbaka kring det du har hört. Då visar du att du verkligen försöker förstå situationen och behoven. Tillåt eftertanke. I vissa scenarion är din bästa roll att bara absorbera. Då ger du dina anställda eller kunder möjligheten att lätta på sina tankar.

Här hittar du fler punkter på hur du kan utveckla din förmåga att lyssna.

johanna.lindskog@lindell.org

Tre varningsflaggor

Likt många andra företag finns det dalar och toppar för din pr-byrå. När tiderna blomstrar kan du välja och vraka bland klienter som vill jobba med just dig, men ibland finns det dalar, uppdragen tryter och du vill kanske knipa tag i varje varumärke som korsar din byrås entré. Även de som egentligen inte passar byrån. Maris Callahan som bland annat skriver för nättidningen Spinsucks, menar att det finns vissa pr-klienter som du bör avstå från.

Här är tre varningsflaggor:

Varningsflagga #1. “Min fru/make/vän/kollega/någon tycker att bolaget behöver ha pr-stöd.”
När du träffar potentiella PR-kunder måste du uppge hur mycket tid och ansträngning som krävs från alla parter och identifiera vem som ska ansvara för dessa ansträngningar från kundsidan. Du vill inte jobba med någon som ser dina pr-aktiviteter som något jobbigt, ansträngande och bara en massa extraarbete för kunden.

Varningsflagga #2. “Vi älskade ditt förslag och vill gå vidare, men vi vill betala dig 50 procent mindre än vad du föreslog i offerten.”
Förhandlingar är vardagsmat i vår bransch, men du vill inte jobba för två kunder till priset av en. Det kommer äta upp din tid och du kommer inte göra ett bra jobb då du inte kan ge full uppmärksamhet till samtliga kunder. Ditt jobb blir helt enkelt dubbelt så svårt. Prissätter du din tid rättvist får du dina kunder att värdesätta din kunskap och expertis. Då blir kunderna också mer nöjda och lojala.

Varningsflagga #3. ”Vår tidigare pr-byrå gav oss inget resultat i media.”
Såklart, ibland misslyckas konsulter med att uppnå uppsatta mål, som exempelvis medietäckning. Men pr handlar om så mycket mer, och det är också svårt att mäta pr-resultat då de inte alltid är omedelbara. Du som konsult kan tillbringa timmar på att försöka få media att berätta din kunds historia. Men där tar din kontroll slut, och du kan bara vänta på resultatet. Sex månader senare är det möjligt att din klient får ett samtal av olika medier med anledning av ditt tidigare pr-arbete.

johanna.lindskog@lindell.org

Här hittar du den ursprungliga artikeln.

Så ångrar du ett skickat mail

Google ger dig chansen att rätta till eventuellt förödande misstag. Kanske råkade du skicka mail till fel mottagare, eller så var mailet fullt med stavfel som du nu grämer dig över? Lugn, det finns en ångraknapp i Gmail. Det är ingen ny funktion, men det är få som känner till den.

Jag kan tänka mig att den här funktionen är något Taste PR skulle velat ha haft 2015 då de skickade ut nomineringarna till Grammisgalan med ett dokument som markerade de vinnande bidragen. Misstaget stod dom dyrt och efter ett knappt dygn bröt Grammisgalan med pr-byrån.

Funktionen är enkel att aktivera. Logga in på ditt Gmail-konto, klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger och välj sedan inställningar. Därefter markerar du Aktivera Ångra Skicka samt hur lång tid du vill ha på dig att kunna ångra meddelanden. Du kan välja mellan 5, 10, 20 eller 30 sekunder.

Att få en andra chans är ofta ovanligt, det gäller att ta vara på den när tillfället ges.

johanna.lindskog@lindell.org

Infografik: Vad du ska undvika att äta inför en presentation

Är det dags för en presentation, eller har du viktig pitch som du är nervös inför? Det är inte ovanligt att få knutar i magen när man talar inför ett rum fullt av människor. Men det finns många sätt att lindra obehaget. Här är en lista på mat som du ska välja, eller framförallt det du ska undvika. Koffein, feta livsmedel och ja, alkohol är bland de saker som är bäst att undvika för att ditt framträdande inte ska bli minnesvärt av fel skäl.

Här är Ethos3s lista över vad du (inte) ska äta före en presentation:

Infografik: Ethos3.com
Infografik: Ethos3.com

Gör din vd synlig och bygg förtroende

PR Daily har jämfört rapporterna Edelman Trust Barometer och Gatehouse State of the Sector och ställt dessa rapporter bredvid varandra. Vid jämförelsen dyker det upp en del intressant data.

Edelmans årliga Trust Barometer visar att förtroendet för vd:ar är på den lägsta nivå någonsin, 37 procent. Det är ett fall med 12 procentenheter under det senaste året.

När det gäller Gatehouse rapport säger den att ledare i företag har starka kommunikationsförmågor men har en begränsad synlighet.

Insikter från dessa två rapporter är att pr-ansvariga måste fokusera på att göra sina ledare mer synliga och tillgängliga. Det är dags att inte bara presentera vd:ar i olika kommunikativa texter, utan också att få dem att delta – vilket är ett av de enklaste sätten att bygga förtroende internt. En ledare som deltar sätter sig på samma nivå som sina anställda, vilket medför förändringar och uppmärksamhet åt både problem och lösningar. Genom att göra bolagets ledare mer tillgänglig och synlig kan du som pr-ansvarig öka medarbetarnas förtroende för honom eller henne.

Ett varumärke bygger man inifrån och ut, och en avgörande byggsten är att bolagets anställda litar på sina ledare och känner att ledarna är åtkomliga och synliga.

johanna.lindskog@lindell.org

Här hittar du PR Dailys artikel.