Checklista för kriskommunikation i sociala medier

När en kris i sociala medier blommar upp går det ofta väldigt fort. Då gäller det att vara snabb på att reagera och agera. Jag har sammanställt en checklista på vad som är viktigast att göra när krisen dyker upp.

I min roll som Social Media Manager genom åren har jag varit med om en hel del kriser. Alltifrån skottlossning av polis, brand, jordbävning, magsjukeutbrott, onyktra personer som inte kan sköta sig, troll, arga Influencers, genusperspektiv till att det inte fanns ekologiska bananer på frukosten. Ja, i efterhand kan man skratta åt vissa kriser men just då är det väldigt intensivt och som företag måste man väga sina ord på en guldvåg så det inte eskalerar.

Här är mina bästa tips:

  • Det är OK att skriva att man inte vet i sociala medier
  • Prata ihop dig med PR, Sociala Medier, Webb, Verksamhetschef
  • Budskap – 3 saker som ska kommuniceras
  • Vilka kanaler ska vi kommunicera i?
  • Vem uttalar sig?
  • Vem skriver under på sociala medier?

Det är OK att skriva att man inte vet i sociala medier
Något som jag har lärt mig är att våga vara snabb och skriva att man är “på bollen” i sociala medier. Man kan skriva en hel del utan att behöva gå in på några detaljer. Det visar att företaget känner till att någonting har hänt och att de arbetar på det. Om du är snabb så är det du som tar taktpinnen och har möjlighet att styra kommunikationen på ett bra sätt.

Prata ihop dig med PR, Sociala Medier, Webb, Verksamhetschef
En kris börjar ofta i sociala medier genom att det är där som företaget blir kontaktad av kunder som skriver vad som har hänt. Därför brukar jag alltid kontakta PR först för att se om de har fått någon mer information om vad som har hänt. Därefter kan man göra en bedömning om det behöver publiceras något på webbplatsen eller om det räcker med att skriva i sociala medier. Om det är en allvarligare kris så rekommenderar jag att det finns en landningssida på webbplatsen att länka till. Där kan längre information presenteras och även andra villkor som berör kunderna. Den berörda Verksamhetschefen bör också bli kontaktad i ett tidigt stadie för att veta att det pågår en kris. Ibland behöver PR och Sociala Medier mer detaljer som en Verksamhetschef kan hjälpa till med.

Budskap – 3 saker som ska kommuniceras
På t ex. Twitter behöver man hålla sig kort för att det är begränsat antal tecken. Då har man inte möjlighet att skriva ett långt meddelande för att förklara vad som har hänt. Därför försöker jag alltid få ner det till en punktlista med de 3 viktigaste sakerna som ska kommuniceras. Det gör att jag kan brodera svaren utifrån dessa. Det hjälper mycket, speciellt när man ska svara samma sak till flera stycken. Man vill ju inte kopiera-klistra-in svaren utan varje person ska få ett eget svar men med samma innebörd.

Vilka kanaler ska vi kommunicera i?
Använd företagets befintliga kanaler. Det är där styrkan finns för det där vi får stöd av våra läsare. Att starta en helt ny blogg, i stridens hetta, är inget jag rekommenderar. Dels för att företaget inte har några läsare där och därmed inte byggt upp någon relation med läsarna. I en kris är dina lojala kunder dina absolut bästa vänner. De kommer att gå in och försvara dig i de kanaler som du har etablerat sedan länge. En annan sak, gällande en helt ny blogg, det är att den är inte sökoptimerad. Det tar ett par veckor innan den kommer upp som ett sökresultat och då har troligtvis krisen blåst förbi. Så håll dig till de kanaler som du brukar kommunicera i.

Vem uttalar sig?
I meddelandet som kommuniceras kan det vara en talesperson. Det kan vara Verksamhetschefen, PR-chefen, VD:n, Social Media Manager. Det är bra att använda sig av titel för att visa auktoritet. Hamnar man i en troll-diskussion så är ett tips att skriva att personen kan ringa till talespersonen för ett troll kommer troligtvis aldrig att ringa. De vill bara spamma och sprida skit. Genom att be trollet att ringa så ser läsarna att man försöker att få kontakt med personen och lösa det. Oftast slutar det med att trollet tröttnar.

Vem skriver under på sociala medier?
Vid en kris är det viktigt att bestämma vem det är som ska skriva under på sociala medier. Är det kundtjänstmedarbetaren eller ska företagsnamnet stå som avsändare? Jag rekommenderar att vid känsliga kriser så ska inte kundtjänstpersonal skriva under ett svar, utan det ska vara företagsnamnet som står som avsändare. Det är inte en enskild kundtjänstmedarbetare som ska stå till svars för företagets ståndpunkt.

Har du varit med om en kris? Finns det något som du tycker att jag har missat? Fyll gärna på i kommentarsfältet.

Karin
karin.mt.eriksson@gmail.com
@karinkomet
LinkedIn

 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *